Zatežena e-mail sporočila. Kako napisati, da bo lažje brati.
02. maj 2010
Dober dan!
Poglejmo si nekaj zoprnosti, ki jih ob površnem pisanju e-mail sporočil pogosto naprtimo prejemniku. "Bu-hu", si mislimo (ko ob pisanju sporočil ne mislimo). "Ubogi bralček bo moral napeti možgančke, da nas bo razumel". Res, a že v naslednjem odgovoru se situacija obrne - zdaj smo v vlogi prejemnika in bralca mi. "Ups!" Najbolje, da se potrudimo takoj, saj se kot živi mrtveci, vračajo tudi vse brezglave malomarnosti naših sporočil. Takrat so na vrsti (jedilniku) naši možgani (in živci). "Bu-hu-hu!", zdaj je vseeno vsem ostalim. :)
1.) Povratnice: (Kot obljubljeno - Vse se vrača.)
Ob pošiljanju sporočil je povratnico (return receipt) morda v določenih situacijah res sprejemljivo zahtevati, vendar je ta skoraj vedno nadležna za prejemnika. Ima obraten učinek od želenega in pošiljatelju najverjetneje ne pove tistega, kar zares želi vedeti. Poglejmo. Ko prejemnik prejme sporočilo z zahtevkom povratnice, njegov e-mail odjemalec običajno takoj zahteva potrditev oz. zavrnitev povratnice. Prejemnik običajno v tem trenutku še ni imel možnosti prebrati sporočila in bo zato verjetno podvomil v smotrnost potrjevanja nečesa, kar mu ni znano. Poleg tega so sistemska obvestila, ki v imenu pošiljatelja nekaj zahtevajo od prejemnika, nevljudna in vsiljiva, najbrž pa razkrivajo tudi del prejemnikove zasebnosti, če se nanje odzove. Le zakaj bi prejemnik moral vedeti, da ste v zgodnih jutranjih urah brali e-mail sporočila, če ste mu zatrdili, da mu ne morate pomagati zbrisati krvavih madežev s preproge, saj smučate na Krvavcu. Prejemnik je nemalokrat motiviran, da povratnice ne odpošlje. Popularni odjemalec Thunderbird, kot privzet odgovor na zahtevek povratnice že predvideva vrednost "ignoriraj", kar govori o popularnosti tovrstnih zahtev med prejemniki. Če se prejemnik zaradi zahtevka počuti kakorkoli nelagodno, pa morda celo nalašč ne bo odgovoril na sporočilo. Tudi v primeru, ko se prejemnik odloči za povratnico, ta naslovniku pove le, da je sporočilo prispelo in da ga je uporabnik zaznal, kar pa ne pomeni, da ga je tudi (natančno) prebral ali razumel, kot je to nameraval pošiljatelj. Ko želite zvedeti, ali je bilo vaše sporočilo prebrano in ga je prejemnik razumel, je najbolje da to storite s preprosto prošnjo "...prosim, za odgovor/komentar". Če odgovor dobite, ste lahko prepričani ne le v prejem sporočila, temveč tudi da je bilo sporočilo prebrano. Iz odgovora lahko celo sklepate, ali je prejemnik sporočilo razumel, kot ste želeli ali ne.
2.) Posredovanje (forward) sporočil brez dodatne razlage
Ko sporočilo posredujete, vedno nagovorite prejemnika in mu pojasnite, zakaj mu sporočilo posredujete. "Glej, Francka je poslala slike ljubkih kužkov v hecnih božičnih kapicah", bo prejemnika sicer obvestilo o vašem slabem okusu, a vseeno, sporočilo bo postalo osebno. Prejemnika ste nagovorili, vzeli ste si čas in prejemnik ve, da ga obravnavate vsaj z mero spoštovanja, ki si ga sicer zaslužijo že rastline z domačega balkona. (Razen kaktusi, kaktusi imajo namesto lepih besed rajši zbadljivke, a o tem drugič...)
3.) Citiranje sporočil
Recimo, da vam Gustav pošlje obsežen spisek vprašanj v zvezi z aktualnim projektom. Kako boste odgovorili nanje? Predlagamo naslednje - s pomočjo citiranja. Ker je vprašanj veliko, bi odgovor: "da, ne, ne, v petek, bom razmislil" zmedel celo Gustava, ki je vprašanja zastavil. Morebitni ostali udeleženci pa pogovora verjetno ne bodo dešifrirali. Če v vašem odgovoru ne citirate Gustavovih vprašanj, bo za razumevanje potrebno več truda, kot ga običajno premore povprečen primerek e-mail korespondenta. Nihče ne mara nepotrebnih komplikacij.
Citirana vprašanja razbijte na več delov, odgovore pa pripišite pod njih. Vsak odgovor pod svoje vprašanje. Na ta način bo bralcu jasno, na katero vprašanje odgovarjate, hkrati pa bo odgovarjanje lažje tudi za vas, saj boste tako težje pomotoma izpustili manj vpadljiva vprašanja.
Ko že govorimo o odgovorih. Pazljivo preberite in v celoti odgovorite na zastavljena vprašanja. Nič ne pospeši krvnega obtoka bolj kot odgovor "Da" na vprašanje: "Vam ustreza ponedeljek ali morda raje torek?".
4.) Ponovno preberite, nato pošljite
Ne gre le za popravke slovničnih napak. Ob ponovnem prebiranju se postavimo v vlogo prejemnika. Je morda naše sporočilo dvoumno? Saj razumete, nerodno je v "nabavo" poslati sporočilo, da ste ostali brez jajc.
5.) Odgovorite vsem
Prejeli ste sporočilo, ki je del debate, v katero je vključenih več prejemnikov. Odgovor je verjetno smiselno poslati vsem, ne le pošiljatelju. Predvidevajmo, da je sporočilo poslal prijatelj, ki ga zanima, kdo bo na prihajajočem pikniku skrbel za žar. Vprašanje je poslal vsem udeležencem. Če se za obračanje čevapčičev javite vi, odgovora pa ne pošljete tudi vsem udeleženim, je precej verjetno, da bo nastala zmeda, ko se za peka javi še kdo. Rešitev se zdi samoumevna, vendar pa običajno problem ni v razumevanju pomembnosti obveščanja vseh vpletenih, temveč v premajhni pozornosti, ki jo namenimo za pregled prejemnikov sporočila in zato ne opazimo, da nismo edini prejemnik. Kot pošiljatelj, lahko tovrstne napake pomagamo preprečiti recimo z nagovorom, ki bralcu pove, da je naslovnikov več. Recimo "Pozdravljeni vsi udeleženci piknika!".
6.) Ne predvidevajte zasebnosti
Zavedati se morate, da sporočila, ki jih izmenjujete prek e-pošte običajno niso zasebna in jih lahko bere tretja oseba. Če se požvižgate na lastno zasebnost, mislite vsaj na zasebnost prejemnika. Morda ga boste spravili v hudo zadrego, če mu neprimerno vsebino pošljete na e-mail naslov, ki ga (morda) bere še kdo (z ali brez njegove vednosti). Opozoriti je treba tudi, da je večina sporočil berljiva administratorjem poštnih strežnikov, četudi ne vedo gesla vašega e-mail računa. Komunikacija prek e-maila večkrat daje napačen občutek zasebnosti, kar marsikoga zavede v razkrivanje informacij, ki jih najbrž ne bi delil v gostilni. Ko želite zasebnost prek e-maila, se poslužujte šifriranja sporočil. Za nasvet se lahko obrnete na naše strokovnjake z oddelka iSys.
Torej, šele ko se bomo ob pošiljanju e-mail sporočil zavedali in upoštevali pravila, oliko in praktične uporabe e-mail komunikacije, bomo s svojimi sporočili lahko dajali zgled vsem našim prejemnikom in lahko pričakovali, da se nam bodo tovrstne nevšečnosti pripetile vedno manjkrat. (Podobnost sporočila s tistim z osnovnošolskega spričevala, je zgolj naključna, a zabavna :))
